Infinity DMS
Infinity Solutions
Infinity Application
Framework
Infinity ERP
Infinity CRM
Infinity DMS
Infinity Conservazione
Infinity DMS è una soluzione avanzata per la gestione documentale completa.
Le aziende possiedono, ricevono e inviano nel tempo volumi crescenti di dati e di documenti. Le fonti di provenienza diverse e i formati eterogenei da cartacei ad elettronici, creano un flusso continuo tra ricezione, comunicazione, scambio e distribuzione.
I dati, per ritornare valore, devono essere conservati in modo organizzato, razionale ed accessibile, per una fruizione immediata, efficace ed efficiente.
Infinity DMS è un software web che riceve, acquisisce, protocolla, cataloga, condivide, distribuisce e gestisce processi documentali che strutturano l’azienda in modalità Paperless, eliminando gli obsoleti, poco ecologici e ingombranti archivi cartacei. Fruibile attraverso un browser web, con funzioni avanzate che vanno oltre la semplice archiviazione.
La gestione organizzata dei documenti trasforma i dati in informazioni strategiche, patrimonio rilevante per lo sviluppo del business e delle imprese.
Infinity DMS è integrata nel Virtual Workspace, spazio di lavoro virtuale. Gli utenti attraverso il MyDesk – la scrivania personale – accedono alle informazioni di competenza e collaborano con gli utenti interni o esterni al sistema.
Classificazione
I documenti archiviati vengono classificati in base a specifiche “classi documentali”, create e gestite dall’utente. Consentono l’organizzazione e il collegamento relazionale delle informazioni in contenitori logici a più livelli.
Questa tecnica permette il collegamento di un documento a una o più entità applicative (aziende, persone, clienti, fornitori, agenti, contratti, ordini, fatture, ecc.) e una lettura trasversale delle informazioni.
La definizione di diversi livelli di sicurezza per contenitori logici (cartelle) attiva un processo autorizzativo che garantisce la riservatezza desiderata e determina l’insieme di persone/gruppi abilitati all’accesso e alle funzioni, con possibilità di notifica di azioni particolari.
Versioni e Revisioni
Una performante gestione delle versioni dei documenti archiviati permette la conservazione dell’intera evoluzione di un documento nel tempo, con possibilità di reperirlo allo stadio desiderato della sua evoluzione.
Check In/Out
La funzionalità di Check In/Check Out gestisce l’accesso simultaneo a un documento da parte di più utenti. La funzione risolve i pericolosi conflitti su documenti in lavorazione, impedendo la variazione di un elemento già preso in carico e in fase di modifica. L’utente secondario ha l’accesso al documento in sola lettura, previa autorizzazione dell’utente che ha effettuato il Check In.
Ricerca
Infinity Search, il motore di ricerca interno alla suite Infinity Zucchetti, permette la ricerca dei documenti archiviati:
- per contenitore logico di appartenenza (cartella);
- per attributi e metadati, descrizione, classi documentali;
- per parole chiave, autore, ecc.;
- per relazioni con altre entità applicative (clienti, fornitori, prodotti, ecc.);
- per libera ricerca nel contenuto dei documenti.
Condivisione
La condivisione di documenti archiviati si esaurisce con più modalità. Le più diffuse: l’accesso alle cartelle condivise, profilate e controllate o l’evidenza sulla MyDesk dell’utente di categorie specifiche di documenti che chiedono opportune attenzioni. Il Business Process Management permette all’utente di partecipare a processi di collaborazione e condivisione dei documenti.
Distribuzione
Infinity DMS gestisce i documenti in lavorazione assegnando, a specifici gruppi di utenti, la lavorazione e controllando lo stato di avanzamento e conclusione.
I canali per distribuire o condividere i documenti ad utenti interni o esterni all’azienda sono:
- direttamente sulla scrivania virtuale di lavoro dell’utente (MyDesk);
- attraverso sistemi di notifiche automatiche via email o SMS;
- con specifiche liste di distribuzione automatiche;
- con la protocollazione e la contestuale distribuzione del documento ricevuto.
Le applicazioni Infinity di Zucchetti sono disponibili in diverse soluzioni, la scelta dipende dall’organizzazione e dalle risorse dell’azienda.
Con LICENZA, l’installazione del software viene fatta su Hardware di proprietà del cliente.
In HOSTING, il software viene installato in una macchina “ospite” presso il Datacenter Zucchetti.
In CLOUD, le applicazioni vengono fornite come servizio e i software installati presso il Data Center Zucchetti, accessibili via web con un collegamento a Internet.
I vantaggi della soluzione in cloud sono: massima garanzia di riservatezza dei dati con certificazione rispondente ai requisiti sulla legge sulla privacy, sicurezza dell’infrastruttura, aggiornamento in tempo reale, nessun onere connesso all’acquisto, alla gestione e all’evoluzione dell’infrastruttura informatica.
Infodati è
