Arxivar

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Nel mare magnum dei documenti aziendali, raccogliere, organizzare e poter usufruire delle informazioni in tempo reale è una strategia vincente.

Arxivar è un software specifico per la gestione documentale completo capace di gestire ogni tipo di documento, dal cartaceo, ai fax, dagli sma alle email, dai dati ERP a quelli del CRM.

Con Arxivar le informazioni vengono:

  • centralizzate
  • condivise e rese disponibili per la ricerca
  • salvate in modo sicuro
  • organizzate in flussi operativi fluidi e con focus precisi.

Il documento viene gestito in tutte le sue fasi, dalla creazione o archiviazione fino alla Concervazione Sostitutiva.

L’organizzazione avviene aggregando i documenti in fascicoli, pratiche o hashtag per ottimizzare la gestione delle informazioni. Così documenti ed informazioni eterogenee (disegni, mail, contratti, ordini etc.), inerenti ad una stessa commessa o cliente/fornitore, vengono collegate automaticamente o manualmente in fase di archiviazione documentaleARXivar permette il collegamento di documenti e di informazioni con un semplice #hashtag inserito all’interno o nei campi di profilo.

L’archiviazione svincola l’utente dal luogo di archiviazione e supporto, non deve più ricordare dove cercare le informazioni. ARXivar archivia elettronicamente qualsiasi tipo di documento (Word, Excel, Power Point, immagini, video, mail, fax, spool di stampa…) proveniente dai sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionali, CRM, Sistemi Qualità, rilevazioni presenze etc.). Le informazioni del sistema documentale sono centralizzate e facilmente rintracciabili.

La ricerca è un’attività preziosa perchè produce risposte, spesso molto onerosa se il processo di organizzazione delle informazioni non è efficace ed efficiente. ARXivar esegue ricerche su tutti i campi di profilo del documento, su allegati ed annotazioni, su dati anagrafici del mittente/destinatario e nei volumi in conservazione elettronica, anche in modalità FULL-TEXT. La griglia dei risultati di ricerca è personalizzabile e memorizzabile con le ricerche più frequenti.

La distribuzione e condivisione dei documenti su vari canali è l’elemento finale di un processo organizzativo e collaborativo che mette al centro dell’impresa le informazioni come patrimonio fondamentale, di gran valore. ARXivar invia i documenti, a liste di distribuzione preconfigurate, tramite email, fax, servizi di postalizzazione o attraverso LINK http o https. Tutte le movimentazioni dei documenti vengono tracciate, garanzia di controllo e sicurezza totale.