Il modulo Flussi e autorizzazioni risponde alle esigenze di aziende strutturate, con una marcata suddivisione dei compiti. Consente di definire e gestire i processi aziendali (work flow), attivare una funzionalità di agenda, definire e gestire le autorizzazioni dei documenti emessi e definire e controllare il budget sugli acquisti.
Funzionalità di agenda
Il cuore del modulo è costituito dalla funzionalità di agenda, ovvero una gestione che evidenzia i processi ai quali può accedere ogni singolo utente, i documenti sui quali lavorare e le funzioni attivabili su ogni documento (caricamento, variazione, autorizzazione...). L'agenda può diventare il menù dell'applicativo; per questo motivo sono definibili, in modo completamente parametrico, una serie di funzionalità (programmi) attivabili dalla maschera.
Definizione e gestione dei profili aziendali
Il modulo consente, tramite la definizione di profili e schemi documentali, di definire il ciclo di vita di un determinato flusso documentale. E' quindi possibile predefinire quali documenti dovranno essere creati, quali modificati, quali evasi, impostando i permessi per utente, gruppo di utente, funzione aziendale (B.U. o unità organizzativa) e impostando permessi per funzione (evasione, autorizzazione..).
Gestione delle autorizzazioni
Per ogni utente è possibile designare un responsabile che potrà autorizzare i documenti da lui emessi. Esiste quindi una gestione completamente parametrica ed automatizzata dello status del documento che può consentire l'inserimento del documento in modalità provvisoria e gestirne la conferma o autorizzazione. La procedura gestisce un log (tracking) delle azioni svolte sul documento: è possibile, quindi, sapere chi ha inserito e quando lo ha fatto, chi ha variato il documento, chi lo ha autorizzato (con la possibilità di inserire note), ecc. All'interno della procedura esistono tre profili attribuibili all'utente: proprietario, destinatario o esecutore.
Controllo del budget sugli acquisti (limiti di spesa)
La procedura consente di inserire un budget sugli acquisti per voce di spesa e per centro di costo ed un limite di spesa per utente. Il superamento del budget può essere controllato nel momento dell'emissione del documento ed è possibile identificare degli utenti proposti ad autorizzare il superamento del budget (budget holder). Esistono un insieme di stampe e visualizzazioni che consentono di controllare lo stato di avanzamento del budget in termini di importi di budget, importi impegnati e importi consuntivi.
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